Deltares

april 2012 – december 2013

Deltares is een onafhankelijk instituut voor deltatechnologie, met hoogwaardige kennis over water, bodem en ondergrond. Zij werken wereldwijd en zijn toonaangevend in het ontwikkelen, verspreiden en toepassen van kennis voor de duurzame inrichting en het beheer van kwetsbare delta’s, kusten en riviergebieden.

Deltares telt ruim 900 medewerkers en heeft twee vestigingen verspreid in Delft en Utrecht.

Begin het jaar 2012 is Deltares gestart met een nieuw programma. In een steeds verder digitaliserende wereld wil Deltares met dit programma haar medewerkers een optimale werkomgeving bieden. Deze werkomgeving moet verbeterde samenwerking mogelijk maken en moet passen bij de werkzaamheden die Deltares uitvoert. Dit betekent dat de huisvesting goed moet zijn en dat de computervoorzieningen en bedrijfssystemen de primaire processen effectief ondersteunen.

Dit programma bevatte vier projecten:

  • Verbouwing
  • Verhuizing
  • Digitalisering met Sharepoint 2013
  • ICT faciliteiten

Voor het project ICT faciliteiten was ik als technisch projectmanager eindverantwoordelijk.

De doelstellingen van dit project waren:

  • Het implementeren van een veilig, betrouwbaar en schaalbaar Microsoft platform ten behoeve van de keuze van Sharepoint als nieuw content management systeem.
  • Het ontwerpen van een nieuwe flexibele werkplek omgeving,
  • Het realiseren van een high performance rekencluster,
  • Het vernieuwen en migreren van de ruim 900 werkplekken naar de nieuwe Microsoft omgeving

Gestart is met het maken van de business case voor het project, het realiseren van het benodigde budget en het opleveren van de project initiatie documentatie. Na het verzamelen en opstellen van de eisen en wensen is een offerte traject gestart voor de aanschaf en implementatie van de nieuwe core infrastructuur verspreid over twee locaties.

Er is gekozen voor:

  • Barracuda load balancers
  • Sonic Wall VPN concentrator
  • Netapp Metrocluster
  • HP blade servers
  • VMware virtualisatie

Daarop is het Microsoft platform gerealiseerd met:

  • Windows Server 2008R2
  • Exchange 2010
  • Lync 2010
  • System Center 2012
  • Sharepoint 2013
  • Public Key Infrastructure
  • Netwerk services zoals DNS en DHCP

Na de implementatie is de omgeving uitvoerig getest en is een eerste pilot groep gemigreerd. De migratie was complex omdat er ook op de werkplek veel UNIX/Linux applicaties gebruikt werden.

Het project is in samenwerking met onderstaande leveranciers uitgevoerd.

Migratie naar Microsoft Office 2010

Als project manager heb ik voor Deltares de bestaande Microsoft Office 2003 omgeving gemigreerd naar Microsoft Office 2010. De bestaande omgeving was nodig aan vervanging toe en kon niet meer voorzien in de behoefte van de organisatie.

Deltares is een onafhankelijk instituut voor deltatechnologie, met hoogwaardige kennis over water, bodem en ondergrond. Deltares is toonaangevend in het ontwikkelen, verspreiden en toepassen van kennis voor de duurzame inrichting en het beheer van kwetsbare delta’s, kusten en riviergebieden. Deltares telt ruim 900 medewerkers en heeft vier vestigingen verspreid in Delft en Utrecht.

De extra add-ins en de eigen gemaakte sjablonen met koppelingen naar het relatiebeheersysteem maakte de migratie extra complex.
Om een goed beeld te krijgen van het gebruik van Microsoft Office is er intern eerst een enquête gehouden. Op basis van de antwoorden is de uiteindelijke scope van het project en de migratie vastgesteld.

De samengestelde testgroep heeft uitvoerig getest waardoor alle kinderziektes al ruim voor de migratie naar voren kwamen en zodoende konden worden opgelost.
Omdat Microsoft Office 2010 aanzienlijk verschilt ten opzichte van Office 2003 zijn er voor alle secretaresses klassikale trainingen ontwikkelt en gegeven.

Alle overige medewerkers kregen de mogelijkheid om via een georganiseerde webinar een korte training in Office 2010 te volgen.
Ook is er aan nazorg gedacht. Vanuit het project is op elke locatie extra ondersteuning geregeld om de centrale helpdesk te ontlasten van vragen vanuit de organisatie.

Gert-Jan Schotmeijer – Hoofd  Automatisering – Deltares
“Door de goede begeleiding, voorbereiding en communicatie aangestuurd door de project manager – Jannes Alink – is de migratie naar Microsoft Office 2010 zeer snel en soepel verlopen.”