ManpowerGroup

juni 2015 – november 2016

ManpowerGroup is met ruim 27000 medewerkers in meer dan 80 landen een belangrijke HR-dienstverlener in de veranderende wereld van werk. Het hoofdkantoor van ManpowerGroup Global bevindt zich in Milwaukee (USA) en heeft een internationaal datacenter migratie programma gestart. Doel van het programma is om over alle landen meer grip te krijgen op beheer, veiligheid en kosten van IT. Dit wordt gerealiseerd door wereldwijd alle IT te consolideren in drie primaire datacenters.
Ik had de volledige verantwoordelijkheid voor de migratie van de Nederlandse IT omgeving.

Datacenter Migratie

ManpowerGroup is met ruim 27000 medewerkers in meer dan 80 landen een belangrijke HR-dienstverlener in de veranderende wereld van werk. Het hoofdkantoor van ManpowerGroup Global bevindt zich in Milwaukee (USA) en heeft een internationaal datacenter migratie programma gestart. Doel van het programma is om over alle landen meer grip te krijgen op beheer, veiligheid en kosten van IT. Dit wordt gerealiseerd door wereldwijd alle IT te consolideren in drie primaire datacenters.

Als project manager was ik verantwoordelijk voor de aansturing van de migratie van alle Nederlandse IT naar het EMEA datacenter van BT in het Verenigd Koninkrijk. Binnen het datacenter werden door ManpowerGroup Global en BT, hosted platformen aangeboden voor de landen.

ManpowerGroup Nederland heeft het project omarmt om zo gelijk structurele aanpassingen op de deels verouderde omgeving door te voeren. Ook is er binnen de Nederlandse omgeving zelf gekeken naar consolidatie van systemen en verbeterde integraties. Om de door Global gestelde doelstellingen te realiseren zijn er drie deelprojecten gestart waar ik de volledige verantwoordelijkheid voor had.

Zo was ik verantwoordelijk voor het vormen en aansturen van het Nederlandse team, het vaststellen van de begroting inclusief verkrijgen van het budget (1,2 MLN EUR) en het opzetten van de stuurgroep om zo alle projectdoelstellingen binnen de gestelde kaders te behalen. Ook de coördinatie tussen het Nederlandse team en de teams van Global en BT in de USA en Verenigd Koninkrijk was daar een onderdeel van. Voor sommige onderdelen was ik ook verantwoordelijk voor het aanstellen van de juiste leverancier inclusief bijbehorende offertes en contracten.

De stuurgroep die is gevormd bestond uit zowel Nederlandse stakeholders maar ook de EMEA directors en de Global Program Manager. Wekelijks rapporteerde ik de status van de geplande activiteiten, budget, risico’s en planning aan de stuurgroep. Maandelijks rapporteerde ik aan de Global CTO, de belangrijkste opdrachtgever binnen het programma. Wijzigingen op het project zijn volgens formeel change management uitgevoerd na goedkeuring van de stuurgroep.

Fase 1: Migratie Londen naar EMEA datacenter

ManpowerGroup had al reeds enkele systemen met bijbehorende infrastructuur in het Verenigd Koninkrijk (Londen) draaien. De migratie van deze systemen was de eerste stap richting het nieuwe EMEA datacenter. Samen met Global en BT zijn deze systemen binnen een verbeterde virtuele ESX omgeving ingericht. Het Nederlandse team was verantwoordelijk voor de installatie en configuratie van de applicaties, het testen en uiteraard het uitvoeren van de migratie. De migratie is door een goed draaiboek en duidelijke communicatie binnen een weekend uitgevoerd.

Fase 2: Verhuizing Munthof naar BT datacenter Nieuwegein

Experis, een label van ManpowerGroup was gevestigd op de locatie Munthof in het centrum van Amsterdam. Deze locatie ging sluiten en hierdoor moest ook de aldaar gevestigde infrastructuur elders geplaatst gaan worden. Omdat het EMEA datacenter nog niet gereed was om deze systemen en applicaties daar te hosten is gekozen om dit tijdelijk onder te brengen in het datacenter van BT in Nieuwegein.
De hele verhuizing moest in een korte tijd plaatsvinden. Hierdoor is gekozen voor een fysieke verhuizing van de racks. Samen met BT is eerst een inventarisatie gemaakt van de racks met bijbehorend rack- en patch ontwerp. Het eigen team was onder mij verantwoordelijk om de bijbehorende netwerkverbindingen naar Nieuwegein om te leggen en om de fysieke verhuizing voor te bereiden en de bijbehorende risico’s te mitigeren. Zo was er naast gespecialiseerd vervoer ook een verkeersregelaar, beveiliger, extra vrachtwagen en een verhoogd supportcontract op de hardware geregeld.

De verhuizing is vrijdagavond gestart en alle hardware was vrijdagnacht aangekomen. Het team heeft die nacht doorgewerkt om uiteindelijk zaterdagochtend alle infrastructuur in de nieuwe racks te monteren. In de middag is alles gestart en zijn er zowel technisch en functionele testen uitgevoerd. Deze verhuizing heeft geen impact gehad op de business en is door de nauwkeurige en goede voorbereiding zeer goed verlopen.

Fase 3: Migratie Diemen en Nieuwegein naar EMEA datacenter

De laatste fase van het datacenter migratie project was om alle Nederlandse IT te gaan migreren naar het EMEA datacenter. Dit was gevestigd op het kantoor in Diemen en in het BT datacenter in Nieuwegein.
De omgeving was verouderd en beperkt gedocumenteerd. Als eerste stap is daarom een inventarisatie gemaakt van de huidige omgeving waarbij elke keer gelet werd of het nog gebruikt werd, of het opnieuw ontworpen moest worden, of er een nieuwere versie beschikbaar was en of het geconsolideerd kon worden met andere systemen.

In totaal zijn er uiteindelijk 300 van de 480 server komen te vervallen en zijn voor vrijwel alle applicaties nieuwe ontwerpen gemaakt. De belangrijkste uitgangspunten voor het ontwerp waren schaalbaarheid, veiligheid en prestaties. De applicatiebeheerders of leveranciers waren verantwoordelijk voor het maken van de ontwerpen. Een architect was verantwoordelijk voor het goedkeuren van deze ontwerpen en om overzicht te houden op de gehele architectuur. Er zijn meerdere workshops geweest met de teams in het Verenigd Koninkrijk om snel ontwerp keuzes te kunnen bespreken en beslissingen te nemen.

Global en BT hebben uiteindelijk de servers volgens het ontwerp geleverd waarna het Nederlandse team de applicaties kon installeren. Voor de werkplek is voor een Citrix oplossing gekozen omdat ManpowerGroup al werkte met een RDS omgeving in combinatie met thin clients. Verder is met BT de MPLS verbinding tussen Nederland en het Verenigd Koninkrijk opnieuw ontworpen en verhoogd in capaciteit. Naast specifieke uren- en verloningssystemen waren ook de file- en printomgeving, beheertooling (SCCM) en databases in scope.

Vanwege de integraties tussen vrijwel alle systemen was een gefaseerde migratie helaas niet mogelijk. Om het risico van een ‘big bang’ migratie te beperken is een zeer uitvoerig testtraject gestart. Zo is er technisch, functioneel getest maar is er ook een performance en load test gedaan. Gevonden problemen werden bijgehouden en bij de juiste personen belegd.

De migratie is zeer zorgvuldig voorbereid met een draaiboek, rollback plan, internationaal communicatieplan en informatieve workshops voor alle medewerkers. Directieleden zijn zeer nauw betrokken in deze voorbereidingen om ook daar het vertrouwen af te geven.

In één weekend zijn alle systemen in Nederland uitgeschakeld en is de omschakeling naar de nieuwe omgeving in het EMEA datacenter gedaan. Mede door het testtraject en wederom goede voorbereidingen zijn er ook bij deze migratie geen verstoringen op de business processen geweest.